Gelangensbestätigung mit survbit surveys

Gelangensbestätigung mit survbit surveys

Gelangensbestätigung automatisieren mit survbit

Firmen, die in das Europäische Ausland exportieren, sind verpflichtet, sich die Lieferung durch den Kunden durch die sogenannte „Gelangensbestätigung“ bestätigen zu lassen. Dieser Vorgang ist sowohl für den Lieferanten als auch für den Kunden sehr aufwändig. Wir zeigen Ihnen anhand dieses Use Cases, wie Sie diese Formalie automatisieren und deutlich vereinfachen können.

Steuerrechtliche Anforderungen

Ein Nachweis durch das Doppel der Rechnung und durch eine Gelangensbestätigung gilt nach § 17b Absatz 2 UStDV als eindeutig und leicht nachprüfbar. Die Gelangensbestätigung, in der der Kunde bestätigt, dass die gelieferte Ware in das übrige Gemeinschaftsgebiet gelangt ist, muss folgende Angaben enthalten:

  • den Namen und die Anschrift des Abnehmers (Kunde),
  • die Menge des Gegenstands der Lieferung und die handelsübliche Bezeichnung einschließlich der Fahrzeug-Identifikationsnummer bei Fahrzeugen im Sinne des § 1b Absatz 2 UStG,
  • im Fall der Beförderung oder Versendung durch den Unternehmer oder im Fall der Versendung durch den Abnehmer den Ort und den Monat des Erhalts des Gegenstands im übrigen Gemeinschaftsgebiet und im Fall der Beförderung des Gegenstands durch den Abnehmer den Ort und den Monat des Endes der Beförderung des Gegenstands im übrigen Gemeinschaftsgebiet,
  • das Ausstellungsdatum der Bestätigung sowie
  • die Unterschrift des Abnehmers oder eines von ihm zur Abnahme Beauftragten. Bei einer elektronischen Übermittlung der Gelangensbestätigung ist eine Unterschrift nicht erforderlich, sofern erkennbar ist, dass die elektronische Übermittlung im Verfügungsbereich des Abnehmers oder des Beauftragten begonnen hat.

Die Gelangensbestätigung kann als Sammelbestätigung ausgestellt werden. In der Sammelbestätigung können Umsätze aus bis zu einem Quartal zusammengefasst werden.

Die Gelangensbestätigung kann in jeder die erforderlichen Angaben enthaltenden Form erbracht werden; sie kann auch aus mehreren Dokumenten bestehen, aus denen sich die geforderten Angaben insgesamt ergeben.

(Quelle: IHK Frankfurt)

Anforderung (Kundenprojekt)

Für einen Kunden aus dem Bereich Handel soll der manuelle Aufwand für die Erbringung von Gelangensbestätigungen mininiert werden.
Sowohl die Erstellung der Aufforderung, der Versand per Mail an den Kunden, sowie die revisionssichere Datenablage sollen vollautomatisch erfolgen.
Außerdem muss die Bestätigung selbst direkt per Mail an die Buchhaltung weitergeleitet werden.

Anforderung des Kunden, den Vorgang der Gelangensbestätigung zu automatisieren
Mit survbit wurde gemeinsam mit dem Kunden das Projekt umgesetzt

Lösung (Kundenprojekt)

Für die Anforderung wurde gemeinsam mit dem Kunden folgendes umgesetzt:

  • Aufbau der zentralen, webbasierten Plattform survbit (survey und analytics)
  • Auslesen der Lieferungen in das Europäische Ausland aus der ERP Software (1x pro Nach)
  • Automatisierte Aufforderung per Mail an den Kunden mit Link auf den Frageboge mit der
    Gelangunggsbestätigung
  • Erinnerungsfunktion, wenn der Kunde nicht innerhalb frei definierten Zeitabständen die Bestätigung bearbeitet hat
  • Automatisierte Erstellung der Gelenagensbestätigung für die Buchhaltung über survbit
  • Revisionssicherer Speicherung der Bestätigungen in der zentralen Datenbank
  • Reporting über alle Bestätigungen
  • Ausrollen der Entwicklungs-, Schulungs- und Produktionsumgebung
  • Personalisierter Zugriff auf die Plattform über Single Sign-on

survbit surveys

Für die Umsetzung der Anforderungen kam unsere Plattform survbit surveys zum Einsatz, das sowohl in der Cloud als auch im Intranet betrieben werden kann.

Für die Erstellung der Fragenkataloge stehen alle wichtigen Abfragetypen zur Verfügung wie z.B. ein- und mehrzeilige Texteingaben, Radio-Buttons, Mehrfachselektoren, Listen-, UploadFuntionen und vieles mehr.

    survbit survey Umfrage-Tool für die Erstellung der Gelangensbestätigung
    Automatisierter Versand der Gelangensbestätigung an die Fachabteilung

    Kern Merkmale

    • Bedienung der Plattform über Browser
    • Integriertes Rechteverwaltung
    • Unterschiedliche Fragetypen
    • Intelligente Benutzer-Führung durch Baumstruktur
    • Mail­-Benachrichtigungs­-Funktion
    • Integriertes Reporting-Portal survbit analytics

    Schematische Darstellung der Prozesse

    Mehr Informationen

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    Anforderung (Kundenprojekt)

    Für einen Kunden aus der Chemischen Industrie soll der manuelle Aufwand für die Erbringung von Gelangensbestätigungen mininiert werden.
    Sowohl die Erstellung der Aufforderung, der Versand per Mail an den Kunden, sowie die revisionssichere Datenablage sollen vollautomatisch erfolgen.
    Außerdem muss die Bestätigung selbst direkt per Mail an die Buchhaltunge weitergeleitet werden.

    survbit survey Umfrage-Tool für die Erstellung der Gelangensbestätigung

    Lösung (Kundenprojekt)

    Für die Anforderung wurde gemeinsam mit dem Kunden folgendes umgesetzt:

    • Aufbau der zentralen, webbasierten Plattform survbit (survey und analytics)
    • Auslesen der Lieferungen in das Europäische Ausland aus der ERP Software (1x pro Nach)
    • Automatisierte Aufforderung per Mail an den Kunden mit Link auf den Frageboge mit der
      Gelangunggsbestätigung
    • Erinnerungsfunktion, wenn der Kunde nicht innerhalb frei definierten Zeitabständen die Bestätigung bearbeitet hat
    • Automatisierte Erstellung der Gelenagensbestätigung für die Buchhaltung über survbit
    • Revisionssicherer Speicherung der Bestätigungen in der zentralen Datenbank
    • Reporting über alle Bestätigungen
    • Ausrollen der Entwicklungs-, Schulungs- und Produktionsumgebung
    • Personalisierter Zugriff auf die Plattform über Single Sign-on

    survbit surveys

    Für die Umsetzung der Anforderungen kam unsere Plattform survbit surveys zum Einsatz, das sowohl in der Cloud als auch
    im Intranet betrieben werden kann.

    Für die Erstellung der Fragenkataloge stehen alle wichtigen Abfragetypen zur Verfügung wie z.B. ein- und mehrzeilige Texteingaben, Radio-Buttons, Mehrfachselektoren, Listen-, UploadFuntionen und vieles mehr.

      Automatisierter Versand der Gelangensbestätigung an die Fachabteilung

      Kern Merkmale

      • Bedienung der Plattform über Browser
      • Integriertes Berechtigungskonzept
      • Großer Funktionsumfang der Fragetypen
      • Verzweigungen und Sprünge möglich
      • Mail­-Benachrichtigungs­-Funktion
      • Integriertes BI­-Portal

      Schematische Darstellung der Prozesse

      Mehr Informationen

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